L’ACCUEIL
L’accueil étant par définition le premier point de contact entre l’usager et le siège administratif, il est un élément essentiel de la perception globale de fonctionnement des équipements de l’Association.
• Il est un maillon important entre l’extérieur et l’intra d’une association gérant aujourd’hui dix structures réunies en quatre pôles.
Son rôle sera avant tout de renseigner et d’orienter le public (usagers et salariés) vers le service concerné.
En moyenne, c’est environ plus de 180 personnes accueillies par mois, orientées, il est vrai, en grande partie vers les services « hébergés » au siège (le Cabestan, les CER).
• Il assure les liaisons avec les services de la Poste en réceptionnant le courrier ou en permettant l’affranchissement des différents plis déposés par les établissements de l’Association.
• Il collecte, bien entendu, filtre et traite les multiples informations téléphoniques.
LE SECRETARIAT DE DIRECTION
Secrétariat associatif
• Il représente quelque peu la mémoire de l’Association.
• Il assure l’animation de la vie associative : organise les manifestations, prépare et participe aux différentes réunions statutaires et rédige les comptes rendus (en 2009 : 1 Assemblée Générale, 5 réunions du Conseil d’Administration, 6 réunions de Bureau, et 8 réunions des différentes commissions). En ce sens, il assure le secrétariat du Président et des différents membres du Bureau.
• Il a des contacts réguliers avec les membres du Conseil d’Administration de l’Association et apporte son soutien à l’Amicale des Retraités en assurant son secrétariat.
• Il informe les services de la Sous-Préfecture des changements intervenant au sein de l’Association.
• Il veille à la bonne information des administrateurs par l’envoi de tout document relatif au fonctionnement de l’Association.
• Il s’occupe de l’inscription des administrateurs aux différents colloques, journées d’études et de formation et prévoit leur déplacement et lieu d’hébergement.
Secrétariat de Direction Générale
• Il œuvre à la bonne communication entre le directeur général et les établissements et services, les partenaires extérieurs, les administrateurs et bénévoles.
• Il organise, prépare et participe aux réunions initiées par le directeur général et rédige les comptes rendus.
• Il finalise le rapport d’activités annuel de l’Association et assure le classement des différents dossiers.
• Il peut être amené à apporter son aide et son expérience aux différents établissements et services pour la réalisation de dossiers.
• Il prépare les différentes cérémonies.
• Il gère le planning des différentes salles de réunion et assure la liaison avec les partenaires. 8 associations ou organismes ont pu ainsi bénéficier à plusieurs reprises de la salle Jacques Michel durant l’année 2009.
LA COMMUNICATION
• Il produit le journal interne « Le Phare » et la feuille d’informations ponctuelle « Le Reflet ».
• Il apporte un appui technique auprès des différents établissements et services pour la réalisation de plaquettes ou de différents documents (livret d’accueil…).
• Il couvre une grande partie des évènements touchant à la vie de l’Association ou des établissements et services (assemblée générale, fêtes de Saint Nicolas, Noël….) et apporte une aide technique pour le montage des différents documents audio ou vidéo.
• Il alimente régulièrement une base documentaire qu’il tient à la disposition des salariés et édite périodiquement une revue de presse.
